Meeting Minute 01 – Project Meeting Minutes Template

Template Meeting Minute

Apa itu MeetingMinutes dan mengapa itu penting?

Setiap hari, rapat penting berlangsung di kantor Anda. Keputusan yang dibuat dalam rapat ini mungkin melibatkan banyak waktu, uang, dan bahkan dapat mengubah karier orang. Dengan hal-hal penting yang dipertaruhkan dalam rapat, tidak heran MeetingMinutes dianggap sangat bernilai.

MeetingMinutes berfungsi sebagai catatan tentang apa yang dibicarakan dan diputuskan dalam suatu rapat, tindakan apa yang harus diambil, siapa yang harus mengambilnya dan kapan. Jadi, karena sangat penting, apa risalah rapat itu? Apa sebenarnya yang termasuk dalam notulen rapat? Dan mengapa hal-hal ini penting?

Apa risalah rapat?

Sebagian besar dari kita telah menghadiri pertemuan dengan gila-gilaan dengan menuliskan apa yang kita pikir MeetingMinutes hanya untuk mengetahui kemudian bahwa kita telah melewatkan informasi penting bahwa catatan yang kita buat tidak pernah digunakan.

Apakah Anda sering mempertanyakan informasi apa yang harus Anda catat dan apa yang harus Anda tinggalkan? Merekam MeetingMinutes yang efektif tidak harus sulit!

Risalah yang menangkap tujuan rapat dan hasil yang disepakati adalah catatan yang dapat dirujuk kembali dan dapat digunakan untuk tujuan tindak lanjut. MeetingMinutes yang efektif jelas dan to the point, tetapi pada saat yang sama, mereka tidak meninggalkan informasi penting.

MeetingMinutes menyimpan catatan tentang apa yang telah dilakukan atau dibicarakan dalam rapat, termasuk keputusan yang diambil atau tindakan yang diambil.

Biasanya, MeetingMinutes direkam oleh sekretaris atau asisten, tetapi dapat dilakukan oleh individu yang ditunjuk.

Apa yang perlu disertakan?

Saat Anda menulis MeetingMinutes, Anda perlu memasukkan berbagai jenis informasi. Berikut daftar hal-hal yang perlu disertakan dalam notulen rapat yang efektif:

-Tanggal, waktu dan lokasi pertemuan.
-Tujuan rapat.
-Nama peserta dan mereka yang berhalangan hadir.
-Item Agenda.
-Keputusan yang dibuat.
-Tindakan yang perlu dilakukan. Cantumkan tenggat waktu dan kepada siapa itu ditugaskan.
– Follow up Pertemuan.

Persiapkan MeetingMinutes Anda dengan menuliskan hal-hal yang Anda ketahui sebelumnya, seperti tanggal, waktu, lokasi, tujuan, dan item agenda. Dengan cara ini Anda hanya perlu menambahkan hal-hal yang Anda diskusikan, seperti hasil rapat.

Mengapa MeetingMinutes penting?

Meskipun sepertinya menulis MeetingMinutes dapat memakan banyak waktu, sebenarnya mereka akan membantu Anda menghemat waktu dan uang.

MeetingMinutes memberikan catatan tertulis tentang apa yang didiskusikan dan disepakati dalam rapat, sehingga Anda dan kolega Anda akan memiliki ingatan yang sama dari rapat dan gagasan yang sama tentang apa yang telah disepakati.

Dengan MeetingMinutes yang baik, Anda memastikan semua orang tahu apa yang telah diputuskan dan apa yang perlu dicapai pada tanggal berapa.

Tidak mengambil MeetingMinutes bisa mahal baik dari segi waktu dan uang, misalnya ketika Anda dan kolega Anda memiliki ingatan yang berbeda tentang apa yang telah disepakati selama rapat.

Dalam kasus terburuk, jika MeetingMinutes tidak ditulis, Anda mungkin harus mengulang rapat. Jadi, membiasakan diri mengambil MeetingMinutes adalah praktik yang baik.

Mengapa catatan rapat disebut ‘MeetingMinutes’?

‘Risalah’ di MeetingMinutes, tidak ada hubungannya dengan waktu, tetapi dengan ‘kecil’. Ini mungkin datang langsung dari bahasa Latin ‘minuta scriptura’, yang berarti ‘nada kecil’.

Jadi MeetingMinutes adalah referensi untuk sesuatu yang kecil, bukan sesuatu yang berkaitan dengan waktu. Itulah mengapa catatan rapat disebut Minutes.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.