Lima Alasan Mengapa MeetingMinutes Penting
Mungkin tidak terlalu sulit untuk mengatakan bahwa hal terakhir yang Anda atau staf Anda ingin lakukan di rapat perusahaan adalah mencatat notulen, tetapi ini adalah tugas yang penting dan sering kali perlu.
Berikut adalah lima alasan penting untuk memastikan Anda meminta seseorang mengambil notulen jelas pada pertemuan Anda berikutnya:
1. MeetingMinutes menawarkan perlindungan hukum
Notulen adalah detail penting yang tidak dapat Anda abaikan jika Anda ingin bisnis Anda tetap sejalan dengan undang-undang negara bagian, dan untuk mendukung pengembalian pajak Anda. Risalah mewakili tindakan Dewan dan pimpinan perusahaan, dan dianggap sebagai dokumen hukum oleh auditor, IRS, dan pengadilan. Pakar hukum akan berpendapat bahwa jika tindakan tidak dalam berita acara, itu tidak akan terjadi.
2. MeetingMinutes menyediakan struktur
Meskipun tidak ada format standar untuk notulen rapat, IRS dan pengadilan menganggap penting bahwa Anda melakukan upaya yang wajar untuk melaporkan fakta rapat. Oleh karena itu, pastikan notulen Anda cukup menjelaskan bagaimana anggota Dewan sampai pada keputusan yang masuk akal.
Notulen juga harus mencantumkan nama organisasi, tanggal dan waktu rapat, siapa yang dipanggil untuk memesan, dan siapa yang hadir. Jika ada kuorum, mereka juga harus mencatat semua mosi yang dibuat, setiap konflik kepentingan, jika ada anggota yang abstain dalam pemungutan suara, kapan rapat berakhir, dan siapa yang mengembangkan risalah.
MeetingMinutes kemudian harus disetujui pada pertemuan berikutnya oleh tim kepemimpinan.
3. MeetingMinutes mendorong tindakan
Good MeetingMinutes membantu mendorong rencana tindakan untuk tim kepemimpinan dan karyawan Anda. Mereka menjelaskan bagaimana, kapan, mengapa, dan oleh siapa keputusan dibuat. Mereka memetakan rencana untuk item tindakan (yang membantu menyelesaikan pekerjaan) dan kemudian memberikan informasi berharga kepada anggota tim yang tidak dapat menghadiri rapat.
4. MeetingMinutes bertindak sebagai tongkat pengukur
Risalah merekam keputusan rapat, yang menjadikannya dokumen tinjauan yang berguna ketika tiba saatnya untuk mengukur kemajuan. Mereka juga bertindak sebagai alat akuntabilitas karena mereka menjelaskan siapa yang bertugas untuk melakukan tindakan mana.
Pastikan untuk memeriksa MeetingMinutes dari Dewan Direksi untuk melihat template risalah rapat dewan direksi perusahaan.
5. MeetingMinutes kepemilikan negara
Ketika suara dicatat dan nama individu dicantumkan di samping setiap suara, itu melayani berbagai tujuan.
Pertama, ia memberi tahu Dewan dan tim kepemimpinan yang memilih untuk apa. Ini memberi anggota Dewan beberapa perlindungan hukum yang mungkin jika mayoritas menyetujui suatu masalah dan gugatan diajukan.
Kedua, jika satu anggota Dewan tertentu abstain pada keputusan tersebut, atau memberikan suara menentang mayoritas, itu membedakan mereka dari gugatan.
MeetingMinutes bisa panjang dan mendetail, atau bisa juga pendek dan to the point, tergantung pada sifat rapat. Dalam situasi yang sangat penting, dan ketika catatan itu penting, Anda mungkin perlu membuat menit yang mendetail.
Jika bukan ini masalahnya, notulen dapat berupa daftar sederhana dari keputusan yang dibuat dan tindakan yang perlu diambil (dengan orang yang bertanggung jawab diidentifikasi).
Umumnya, notulen harus dibuat sesingkat mungkin selama menit tersebut menyoroti semua informasi penting.
Satu catatan terakhir: lebih baik pengambil notulen menyebarkan risalah dalam waktu 24 jam setelah rapat berakhir. Masih lebih disukai bagi mereka untuk mengeluarkan berita acara pada hari yang sama.