Lima Alasan Pentingnya MeetingMinutes
Rapat mungkin menjadi kutukan bagi keberadaan profesional Anda, tetapi penting untuk mencapai kesuksesan bagi perusahaan atau organisasi mana pun. Rapat menyatukan orang, menyatukan tim.
Dengan rapat, Anda akan dapat berbagi ide, dan memutuskan ke mana harus pergi selanjutnya. Anda akan dapat bertukar pikiran, membentuk rencana strategis untuk perusahaan, dan mengarahkan semua orang ke arah yang sama.
Dengan poin-poin penting yang dibuat, perlu ada catatan yang akurat tentang semuanya. Untuk melakukannya, penting untuk menuliskan MeetingMinutes untuk didistribusikan ke semua peserta dan pemangku kepentingan utama.
Beberapa orang mungkin melihat MeetingMinutes sebagai tidak penting dan tidak akan berguna di kemudian hari tetapi itu sebenarnya jauh dari kebenaran.
Untungnya, sekarang ada layanan MeetingMinutes yang dapat membantu Anda secara efektif merangkum poin-poin penting dari rapat Anda.
Berikut adalah 5 alasan mengapa MeetingMinutes penting:
1. MeetingMinutes menjadi panduan Anda
Setiap kali Anda mencatat rapat, Anda membuat panduan. Anda dan tim Anda akan dapat mengawasi komitmen setiap anggota tim. Anda juga dapat memantau jadwal dan waktunya. Inilah mengapa MeetingMinutes dapat berfungsi sebagai peta untuk tim Anda. Semua rencana akan diletakkan di depan Anda, dan Anda akan memiliki panduan saat Anda menyelesaikan setiap item tindakan.
2. MeetingMinutes berfungsi sebagai pengingat
Dengan begitu banyak hal yang terjadi sekaligus, melupakan satu atau dua hal tidak dapat dihindari. Namun, tim dapat bergantung pada MeetingMinutes untuk memeriksa kemajuan mereka. Apakah mereka tepat sasaran? Apakah ada yang kurang? Apakah ada hal lain yang perlu Anda lakukan? Anda tidak akan melewatkan tugas apa pun selama Anda memiliki dokumen yang tepat yang dapat membantu Anda mengingat apa saja.
MeetingMinutes juga bermanfaat karena merupakan pengingat yang efektif untuk pertemuan berikutnya. Tim dapat membahas MeetingMinutes sebelumnya untuk mengingatkan setiap peserta tentang apa yang terjadi, topik apa yang mereka diskusikan, dan keputusan yang mereka buat.
3. MeetingMinutes akan menjadi referensi bagi anggota yang tidak hadir selama rapat
Konflik dalam jadwal atau keadaan darurat dapat terjadi dan beberapa individu tidak dapat menghadiri rapat. Dengan membuat ringkasan rapat, setiap orang yang melewatkan rapat dapat diperbarui tentang apa yang terjadi dan diberi tahu tentang apa yang mereka lewatkan.
Anda dapat dengan mudah mengirim email tindak lanjut ke semua peserta setelah rapat dan melampirkan notulen rapat.
Oleh karena itu, tidak ada yang tertinggal dan setiap orang memiliki pemikiran yang sama tentang apa tujuan perusahaan dan bagaimana mencapainya.
4. MeetingMinutes menghemat waktu
Dengan setiap rekan tim mengetahui tanggung jawab mereka sendiri, seluruh tim dapat sepenuhnya fokus pada tugas yang ditentukan. Apakah mereka hadir atau tidak, mereka akan tahu apa tugas mereka sepenuhnya.
Dan tentunya, tim tidak harus bertemu dan menghabiskan waktu-waktu yang berharga hanya untuk membahas hal yang sama lagi.
5. Ini mungkin berfungsi sebagai pertahanan perusahaan Anda
Perusahaan yang berjuang untuk mencapai ketinggian baru dalam industri mereka pasti akan menghadapi litigasi di sepanjang jalan. Pada saat-saat seperti ini, mereka sekarang membutuhkan bukti kuat untuk pembelaan mereka.
MeetingMinutes dapat memenuhi tujuan itu dan disajikan sebagai bukti kuat.
Mereka memuat semua fakta pertemuan di sana. Anda akan dapat menentukan siapa yang ada di sana saat peristiwa itu terjadi, bagaimana anggota memutuskan tindakan tertentu, dan sebagainya.
Ini dapat membuktikan niat sebenarnya dari perusahaan dan membebaskan mereka.
Tips menulis risalah rapat:
Meskipun ada layanan transkripsi dengan layanan MeetingMinutes yang dapat Anda pilih, mengetahui cara membuat MeetingMinutes sendiri juga merupakan keuntungan.
Berikut adalah beberapa tip dalam menulis MeetingMinutes untuk pertemuan Anda berikutnya:
-Pastikan Anda memiliki semua bahan yang dibutuhkan. Ini termasuk pena, catatan, atau mungkin laptop atau komputer Anda.
-Jangan ragu untuk bertanya atau menjelaskan. MeetingMinutes harus akurat pada poinnya. Memiliki informasi yang salah, disengaja atau tidak, akan membahayakan keutuhan dokumen.
-Pastikan bahasa Anda konsisten.
-Catat semua keputusan atau langkah selanjutnya yang diputuskan oleh tim. Penting bahwa setiap item tindakan atau masalah memiliki solusi yang sesuai.
-Format notulen dengan cara yang mudah dipahami dan rapi. Anda juga dapat mempertimbangkan preferensi Anda sendiri atau preferensi manajer atau eksekutif, jika pernah.
-Setelah selesai, periksa kembali semuanya.
Ini mungkin tampak seperti dokumen belaka dan Anda bahkan mungkin mengalami kesulitan saat menulis MeetingMinutes tetapi meringkas pertemuan Anda memberi seluruh tim panduan yang akan mendorong mereka untuk bertindak untuk memenuhi tujuan bersama.
Ini terlihat biasa-biasa saja tetapi kenyataannya, ini memberikan manfaat besar dalam jangka panjang.