Meeting Minute 04 – Board Meeting Minutes Template

Pentingnya Membuat MeetingMinutes

Mengapa penting membuat catatan selama rapat, dan mengapa lebih baik menulisnya daripada membuat rekaman, misalnya saat konferensi?

Rapat adalah bagian integral dari kehidupan profesional, inilah alasan mengapa penting untuk membuat notulen setiap rapat. Memang peran notulen sangat penting bagi peserta yang hadir dan tidak hadir saat rapat karena:

  • Para peserta pertemuan memiliki bantuan pengingat
  • Risalah menyebutkan siapa yang akan melakukan apa dan kapan
  • Mereka adalah titik awal dari pertemuan berikutnya
  • Mereka berguna bagi mereka yang tidak tahu untuk didiskusikan dan keputusan apa yang telah diambil
  • Jika terjadi konflik, mereka berguna untuk mengetahui kesepakatan apa yang dibuat

Untuk pertanyaan tentang privasi, lebih disukai selama rapat untuk menulis notulen daripada mencatat seluruh diskusi. Misalnya, beberapa orang tidak suka direkam atau mereka merasa tidak nyaman mengetahui bahwa mereka sedang direkam. Namun, orang yang membuat notulen dapat bertanya apakah mereka dapat merekam rapat tersebut. Ini mungkin bisa membantu mereka untuk menulis berita acara resmi pertemuan nanti.

Rahasia untuk eksekusi menit yang baik

Mengambil MeetingMinutes selama rapat bukanlah pekerjaan mudah. Orang yang bertanggung jawab untuk mengambilnya harus siap, misalnya membaca MeetingMinutes sebelumnya agar percaya diri.

Penting untuk tiba di ruang rapat sebelum konferensi dimulai agar siap untuk mencatat hal-hal penting seperti siapa yang hadir atau tidak hadir, dan untuk mengetahui topik yang akan dibahas, terutama jika orang yang mengambil MeetingMinutes tidak begitu paham. subjek pertemuan.

Selain itu, pilihan materi yang akan digunakan untuk mengikuti MeetingMinutes adalah penting dan juga pribadi. Jika peserta MeetingMinutes lebih suka menulis dengan kertas dan pulpen, ia harus dilengkapi dengan notes dan pulpen yang bagus (disarankan untuk memiliki pulpen lain jika yang lain tidak berfungsi lagi). Orang lain lebih suka membuat catatan dengan laptop atau tablet (dalam kasus ini, orang tersebut harus memastikan memiliki stopkontak jika perangkat mereka perlu diisi daya selama rapat).

Aturan untuk penyusunan MeetingMinutes yang sesuai

Selama rapat, orang yang mengambil MeetingMinutess harus mengikuti aturan dan saran berikut:

  • dengarkan dengan baik dan tulislah secara strategis. Mendengarkan berarti memahami semua yang dikatakan peserta rapat saat mereka berbicara. Jangan mengantisipasi secara mental ungkapan pembicara atau apa yang menurut kami akan mereka katakan.
  • Mendengarkan berarti juga memahami pikiran dan ucapan pembicara, tetapi tidak berarti menyetujui. Penting bahwa orang yang mengambil MeetingMinutes menulis hal-hal penting dari apa yang dikatakan selama rapat tanpa memperhatikan pendapat pribadi.
  • Menulis seluruh wacana selama pertemuan tidak mungkin dan juga bukan apa yang diminta oleh pembuat notulensi. Memang, menulis notulen bukanlah latihan dikte. Ini adalah ringkasan. Tentu saja membuat ringkasan tentang hal-hal yang dibahas daripada tertulis bukanlah hal yang mudah. Orang-orang harus tetap fokus dan, jika mereka pikir mereka harus menulis segalanya, mereka akan segera kelelahan dan MeetingMinutes tidak lengkap dan tidak dapat dipahami. Untuk alasan ini, lebih baik menunggu sampai akhir pidato dan kemudian menulis tema yang diperdebatkan, membuat pilihan poin terpenting untuk dimasukkan.
  • Untuk membuat beberapa catatan penting dari sebuah rapat, akan menjadi latihan yang baik untuk menyusun dokumen. Biasanya, di awal Rapat, menit penting untuk menuliskan hari rapat, nama orang yang mengetuai rapat, jam berapa rapat dimulai, nama siapa yang hadir atau tidak hadir, dan nama orang yang mengambil. menit. Secara berturut-turut, orang tersebut harus menulis topik poin demi poin dan, seperti yang disebutkan sebelumnya, hanya mencatat poin-poin penting.

    Ini adalah saran yang baik bagi orang yang meluangkan waktu, di akhir rapat, untuk menuliskannya sebagai dokumen formal tanpa penundaan. Hal ini karena ingatan memainkan peran penting dan jika Keputusan Rapat tidak segera ditulis, orang tersebut dapat melupakan inti dari diskusi.

    Menulis MeetingMinutes segera itu penting juga untuk memperbaiki kesalahan, untuk melengkapi kata-kata yang mungkin hilang dan untuk menulis judul dari setiap poin yang dibahas selama pertemuan.

    Pentingnya membuat MeetingMinutes

    Kesimpulannya, agar siap sepenuhnya untuk mencatat, kompetensi utama adalah: akurat dan terorganisir, percaya diri, pendengar yang baik, mampu mengenali topik-topik penting dari pertemuan, mampu meringkasnya dan, terakhir tapi paling tidak, untuk mencatat poin-poin secara netral selama pertemuan.

    Selain itu, sebelum mulai menulis, penanggung jawab pengambilan MeetingMinutess harus meluangkan waktu untuk menjawab tiga pertanyaan:

    – Apa yang dia ketahui tentang topik yang akan dibahas selama pertemuan?
    – Siapa audiens terakhir dari notulen rapat?
    – Apa harapan mereka?

    Pertanyaan-pertanyaan ini sangat membantu tidak hanya untuk mendapatkan kepercayaan diri dengan risalah rapat tetapi juga untuk mempersiapkan pengingat dan dukungan yang baik untuk audiens MeetingMinutes yang dituju, terutama para manajer dan karyawan kantor.

    Leave a Reply