Meeting Minute 05 – Safety Meeting Minutes Template

Template Meeting Minute

Apa Itu MeetingMinutes dan Bagaimana Digunakan dalam Bisnis?

MeetingMinutes adalah catatan yang diambil dari diskusi dan keputusan yang dibuat selama pertemuan.

Dalam pengaturan informal, catatan pertemuan dibuat untuk memberikan catatan diskusi untuk referensi di masa mendatang. Dalam pengaturan yang lebih formal, misalnya, untuk rapat dewan, Risalah Rapat diambil dan disimpan sebagai dokumen hukum.

Penting bagi orang yang tepat untuk membuat catatan karena pencatat harus dapat dengan cepat menentukan informasi mana yang relevan, dan apa yang dapat ditinggalkan. Artikel ini memberikan beberapa tip tentang mengambil menit yang efektif dan template untuk membuat catatan yang mudah dan menyeluruh.

Dasar-dasar MeetingMinutes yang efektif

MeetingMinutes mendokumentasikan poin paling penting yang dibahas selama pertemuan. MeetingMinutes melayani beberapa tujuan:

  • Memberi tahu anggota tim yang tidak hadir tentang diskusi dan keputusan yang dibuat
  • Sajikan sebagai catatan diskusi untuk referensi di masa mendatang
  • Memberikan “masukan” untuk rapat yang bersifat informatif
  • Berikan pengingat langkah-langkah tindakan

Mencatat adalah keterampilan yang dapat ditingkatkan seiring waktu. Kiat-kiat ini dapat membantu pembuat catatan memulai:

  • Perhatikan detail penting
  • Buat sederhana
  • Memformat catatan setelah rapat
  • Memiliki catatan yang ditinjau
  • Distribusikan ke tim Anda

1. Perhatikan detail penting

Berikut adalah daftar informasi penting yang mungkin ingin dimasukkan oleh pencatat dalam notulen rapat:

  • Topik rapat
  • Lokasi (jika relevan)
  • Tanggal dan waktu
  • Hadirin
  • Item agenda
  • Status item tindakan
  • Tanggal dan waktu rapat berikutnya
  • Tindakan yang diharapkan dari rekan satu tim pada pertemuan berikutnya
  • Hal-hal yang akan dibahas pada pertemuan berikutnya

2. Buat sesederhana mungkin

Buat catatan tetap jelas dan sederhana:

  • Buat atau gunakan template untuk pertemuan rutin
  • Catat peserta segera setelah mereka bergabung atau memasuki ruang rapat
  • Menulis catatan dengan cara yang sederhana alih-alih mencoba mengikuti kata demi kata
  • Minta pengulangan atau klarifikasi jika perlu
  • Rekam diskusi dengan ponsel atau perangkat lunak rapat Anda jika sesuai

3. Memformat catatan setelah rapat

Sebaiknya mulai pemformatan tepat setelah rapat saat pikiran Anda masih segar:

  • Tambahkan klarifikasi
  • Gunakan bentuk kata kerja yang sama di seluruh
  • Catat pembicara atau peserta jika Anda mendokumentasikan diskusi
  • Lampirkan dokumen yang dibahas sebagai lampiran
  • Simpan dokumen dengan gaya penamaan yang konsisten

4. Memiliki catatan yang ditinjau

Jika Anda membuat catatan untuk referensi dan rapat sangat penting, minta orang lain di tim Anda untuk meninjau. Ini akan memastikan bahwa Anda mencatat semuanya secara akurat dan menyeluruh.

Rapat Resmi Risalah rapat dewan harus disetujui oleh ketua rapat untuk diajukan sebagai catatan resmi.

5. Distribusikan

Setelah MeetingMinutes disetujui atau diselesaikan, bagikan dengan peserta dan anggota tim yang tidak hadir melalui email. Simpan catatan atau MeetingMinutes di folder yang diatur berdasarkan tanggal untuk pengambilan yang mudah.

Mengapa mengambil MeetingMinutes

MeetingMinutes yang terorganisir dengan baik dan menyeluruh menawarkan sejumlah keuntungan. MeetingMinutes bisa:

Menyediakan struktur

Fakta, keputusan, suara yang diambil, konflik, peserta dan detail penting lainnya dapat diambil jika diperlukan.

Menawarkan perlindungan hukum

Auditor, pengadilan dan IRS mempertimbangkan notulen rapat catatan resmi dari tindakan organisasi dan dewannya.

Ukur kemajuan

Risalah rapat dapat berfungsi sebagai garis waktu kemajuan proyek, efektivitas keputusan, dan efektivitas anggota tim dalam hal langkah-langkah tindakan.

Tentukan kepemilikan

Menit merekam suara, pemilik tugas dan keputusan.

Template MeetingMinutes

Templat ini dapat membantu memastikan bahwa MeetingMinutes Anda menyeluruh dan efektif:

[Nama rapat] MeetingMinutes
Lokasi: [Alamat atau nama ruang pertemuan]
Tanggal: [Tanggal]
Waktu: [Waktu]
Peserta: [daftar nama]

Item agenda
1 barang]
2. [Item]
3. [Item]

Item tindakan Pemilik Status Batas Waktu

[Item tindakan 1] [Nama 1] [Tanggal 1] [Status 1 misalnya, Sedang Berlangsung atau Selesai]

[Item tindakan 2] [Nama 2] [Tanggal 2] [Status 2]

[Item tindakan 3] [Nama 3] [Tanggal 3] [Status 3]

[Item tindakan 4] [Nama 4] [Tanggal 4] [Status 4]

[Item tindakan 5] [Nama 5] [Tanggal 5] [Status 5]

[Item tindakan 6] [Nama 6] [Tanggal 6] [Status 6]

FAQ MeetingMinutes

Berikut beberapa pertanyaan umum tentang risalah rapat:

Siapa yang harus mencatat MeetingMinutes ?

Orang yang mengambil MeetingMinutes dapat menjadi pencatat profesional, seperti asisten yang hadir hanya untuk tujuan merekam rapat.

Namun, MeetingMinutes juga dapat diambil oleh salah satu peserta rapat.

Apakah MeetingMinutes harus ditandatangani?

Jika MeetingMinutes dimaksudkan sebagai catatan resmi, MeetingMinutes itu harus ditandatangani oleh orang yang merekam catatan. MeetingMinutes juga dapat ditandatangani oleh ketua yang menyetujui.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.