Meeting Minute 06 – Committee Meeting Minutes Template

5 Alasan Mencatat Meeting Minutes / Risalah Rapat

Risalah rapat sangat penting. Banyak dari Anda mungkin menghabiskan seluruh hari Anda dalam rapat, dan seringkali hasil dari rapat adalah mengadakan rapat lagi. Anda dapat dengan mudah kewalahan dengan hasil yang dihasilkan dari rapat, atau bahkan arahan yang perlu Anda berikan kepada tim Anda.

Inilah sebabnya mengapa penting bagi Anda untuk selalu memiliki anggota tim yang bertanggung jawab untuk mencatat notulen rapat. Risalah rapat adalah catatan fisik dari aspek dan hasil utama yang berasal dari percakapan dalam rapat.

Jadi mengapa membuang waktu Anda dengan ini? Berikut 5 alasannya:

1. Memfasilitasi Respon yang Dapat Ditindaklanjuti

Berapa kali Anda menghadiri rapat tindak lanjut hanya untuk menemukan bahwa tidak ada tindakan yang diambil atas peristiwa dari rapat sebelumnya, sehingga rapat berikutnya akan diadakan lagi?

Risalah rapat membantu untuk menetapkan tanggung jawab dan tindakan kepada anggota tim, yang juga menetapkan akuntabilitas. Akuntabilitas selalu menghasilkan hasil yang lebih baik.

2. Catatan Sejarah

Tanpa pertanyaan, notulen rapat membuat catatan tertulis tentang peristiwa yang terjadi selama rapat. Pernahkah seseorang berkata “kamu tidak pernah menyuruhku melakukan itu”, atau “Kami tidak pernah menyuruh kalian melakukan itu”? Risalah rapat memungkinkan ketertelusuran percakapan dan penugasan tindakan. Seringkali disarankan agar notulen rapat ditandatangani.

3. Menetapkan Tanggal Jatuh Tempo

Banyak pertemuan menghasilkan tindakan yang membutuhkan sesuatu untuk diselesaikan dalam jangka waktu tertentu. Namun mudah untuk melupakan saat sesuatu harus diselesaikan.

Tiga bagian untuk akuntabilitas adalah menetapkan suatu tindakan, menugaskan pihak yang bertanggung jawab untuk tindakan tersebut, dan menetapkan tanggal di mana tindakan tersebut harus diselesaikan. Risalah rapat menetapkan ketiganya.

4. Klaim & Dukungan Hukum

Sebagian besar proyek menyaksikan beberapa bentuk tuntutan hukum atau tuntutan hukum. Tidak dapat dihindari ketika berhadapan dengan uang dalam jumlah besar, perselisihan akan muncul.

Risalah rapat bisa menjadi penyelamat, apalagi jika ditandatangani. Banyak sekali hal yang dibahas dalam rapat yang mengubah jalannya proyek. Ini bisa menjadi arahan yang diberikan oleh klien Anda, atau tiruan dari perubahan besar. Mungkin sulit, dan hampir tidak mungkin dari sudut pandang hukum, untuk menggunakan dasar argumen “Klien memberi tahu kami dalam rapat”.

Risalah rapat memungkinkan dokumentasi formal keputusan yang dibuat dan arahan yang diberikan dari klien atau kontraktor. Mereka dapat digunakan nanti untuk sengketa dan / atau manajemen klaim.

5. Menangkap Sorotan Rapat untuk Mereka yang Tidak Hadir

Seseorang tidak dapat menghadiri setiap rapat. Ini tidak mungkin. Sering kali konflik rapat muncul, atau tugas dengan prioritas tinggi menghalangi seseorang untuk menghadiri rapat.

Risalah rapat dapat diemailkan ke anggota tim yang relevan, termasuk mereka yang tidak dapat hadir. Ini memungkinkan anggota tim tersebut kesempatan untuk merekap sorotan rapat serta menentukan apakah mereka sendiri memiliki item tindakan yang perlu diselesaikan.

Risalah rapat adalah alat yang hebat untuk struktur organisasi, menetapkan tanggung jawab, dan menjaga tim proyek tetap bekerja.

Leave a Reply