Apa Pentingnya sebuah Meeting Minutes / Risalah Rapat?
Selain memenuhi persyaratan hukum, pemeliharaan Risalah Rapat juga memberikan kebutuhan lain seperti yang disebutkan di bawah ini:
1. Risalah Rapat membantu menghemat waktu dan uang
Menulis notulen rapat mungkin tampak memakan banyak waktu, sebenarnya akan membantu Anda menghemat waktu dan uang. Risalah rapat akan memberi Anda catatan tertulis tentang apa yang diperiksa dan diakui dalam rapat, sehingga Anda dan mitra akan memiliki ingatan yang sama dari rapat dan pemikiran yang sama tentang apa yang telah disepakati.
Anda memastikan semua orang tahu apa yang telah diputuskan dan apa yang harus diselesaikan pada tanggal berapa dengan notulen rapat yang baik.
2. Risalah rapat memberikan struktur
Meskipun tidak ada format yang diatur atau disesuaikan untuk notulen rapat, beberapa undang-undang menganggap penting bahwa Anda melakukan upaya yang wajar untuk melaporkan realitas atau fakta rapat.
Seperti setiap Perusahaan harus melaporkan prosedur Rapat Dewan Direksi dalam waktu 15 menit setelah keputusannya kepada SEBI. Risalah Rapat biasanya terdiri dari bagaimana anggota Dewan perusahaan mengambil keputusan yang wajar, tanggal dan waktu rapat, siapa yang menelepon untuk meminta, dan siapa yang bergabung.
Begitu pula semua pergerakan yang dilakukan dalam rapat termasuk benturan kepentingan, jika ada, nama pengurus yang mengganggu pemungutan suara, saat rapat selesai. Ini adalah cara notulen memberikan struktur tertulis pada rapat.
3. Risalah rapat mendorong tindakan
Risalah rapat yang bagus akan membantu Anda menjalankan rencana dalam tindakan untuk manajemen dan karyawan. Mereka menjelaskan bagaimana, kapan, mengapa, dan oleh siapa keputusan dibuat.
Mereka menguraikan rencana untuk tindakan hal-hal dan jadwal di mana tindakan harus dilakukan (yang menyelesaikan pekerjaan) dan mereka kemudian memberikan data yang signifikan kepada anggota dewan yang tidak dapat menghadiri rapat.
4. Risalah rapat berfungsi sebagai pelat pengukur
Pencatatan keputusan rapat menjadikannya dokumen audit yang berguna, ketika tiba saatnya untuk mengukur peningkatan.
Mereka juga bertindak sebagai alat pertanggungjawaban karena mereka memperjelas tugas siapa yang melakukan kegiatan itu.
5. Risalah rapat kepemilikan negara
Pada saat suara dicatat dan nama-nama tertentu dicatat di samping setiap suara, itu memenuhi kebutuhan yang berbeda. Ini memberi tahu Dewan dan tim kepemimpinan yang memilih untuk apa. Jika satu anggota Dewan tertentu menahan diri pada opini tersebut, atau memberikan suara yang berlawanan dengan mayoritas, itu dapat dengan mudah diidentifikasi.
Karena setiap rapat itu krusial, maka risalah rapat harus dirinci dari poin ke poin.
6. Risalah rapat memberikan referensi
Sayangnya, ingatan manusia rentan terhadap kesalahan. Beberapa anggota rapat mungkin akan memiliki ingatan khusus dan mengabaikan apa pun yang tidak membenarkan perspektif mereka, terutama untuk masalah yang disengketakan.
Pemeliharaan Risalah Rapat adalah ukuran objektif untuk mengingat semua orang apa yang telah disepakati dan mengapa. Sangatlah penting untuk memiliki catatan untuk dirujuk kembali setelah banyak waktu berlalu dan individu tidak lagi yakin apa yang terjadi.
Manajer dan direktur baru mungkin berpikir bahwa akan berguna untuk meninjau menit rapat sebelumnya untuk segera mempelajari bagaimana organisasi telah bekerja.
7. Risalah Rapat akan memberikan rencana tindakan
Rapat secara umum akan menjadi lebih produktif ketika anggota dewan sadar akan dicatat; mereka lebih cenderung untuk tetap menjadi topik. Notulen menyimpan catatan keputusan yang dibuat dan siapa yang bertanggung jawab untuk melakukan tindakan. Kemungkinan besar aksi-aksi ini akan dilakukan.
Tanpa catatan, anggota dewan mungkin tidak akan ingat siapa yang bertanggung jawab untuk tahap selanjutnya dari rencana aktivitas dan konflik mungkin muncul.
Dengan catatan tertulis untuk dirujuk, mereka yang bertanggung jawab akan dianggap bertanggung jawab dan diharapkan untuk melanjutkan sesuai kesepakatan. Masalah yang tidak pasti tidak akan diabaikan dan dapat dikembalikan pada pertemuan selanjutnya.
8. Menit membantu dalam menghindari duplikasi tindakan
Rapat itu produktif. Semua orang pergi dengan rencana dalam pikiran, sepenuhnya menyadari pekerjaan yang diperlukan di tengah rapat. Pertemuan selanjutnya tidak akan berlangsung sebulan lagi, dan tidak ada yang mengambil menit.
Setelah satu bulan, kemungkinan poin dan rencana yang sama akan disusun kembali, semua dengan alasan bahwa karyawan Anda gagal mengingat apa yang muncul pada rapat sebelumnya.
Hanya dengan merekam apa yang dibicarakan dan mengedarkan data itu, situasi memakan waktu yang tidak masuk akal seperti ini dapat dengan mudah abstain.
9. Risalah Rapat menawarkan perlindungan hukum
Risalah rapat adalah catatan resmi bisnis perusahaan. Mereka memberikan catatan aktivitas atau bukti interaksi.
Salinan Nota Asosiasi, Anggaran Dasar dan risalah rapat baru adalah dokumen penting yang dirujuk ketika ada kegiatan yang sah.
Oleh karena itu, notulen dewan selalu dianggap sebagai prioritas dan dicatat secara profesional.
10. Risalah Rapat membuka komunikasi bagi anggota rapat yang tidak hadir dalam rapat
Non-hadir pada rapat sebelumnya dapat merujuk notulen dan mengetahui apa yang terjadi pada rapat terakhir yang gagal mereka ikuti dan dengan cara ini dapat tetap diperbarui tentang prosedur.