Kami akan berbagi dengan Anda berupa 8+ Template Meeting Minutes dalam format PDF. Meeting minute bisa diartikan sebagai risalah rapat atau notulen. Setiap hari, tentu akan ada meeting yang dilakukan bagi orang-orang tertentu ketika mendiskusikan hal-hal tertentu. Mereka yang menghadiri meeting harus mengingat apa yang telah mereka diskusikan. Hasil meeting itu penting karena bisa dijadikan sebagai informasi untuk setiap pertemuan meeting selanjutnya.

Untuk itu, dibutuhkanlah semacam catatan yang berfungsi merekam segala aktifitas dan hasil keputusan rapat / meeting tersebut. Nah, dalam tulisan kali ini, Anda akan mempelajari hal-hal berikut ini:

• Elemen-elemen Meeting Minutes
• 10+ Template Meeting Minutes dalam PDF
• Cara Membuat Meeting Minutes dalam PDF
• Jenis-jenis Meeting Minutes

Elemen-elemen Meeting Minutes

Untuk membuat dokumen meeting minutes yang baik, Anda haru tahu tentang elemen-elemen dasarnya. Elemen-elemen dasar ini sangat diperlukan untuk memudahkan pembaca mendapatkan semua informasi untuk meeting minutes tertentu selanjutnya. Berikut adalah beberapa elemen dasar yang harus Anda sertakan dalam meeting minutes rapat Anda:

8 Template Meeting Minute dalam PDF

1. Heading

Bagian heading adalah tempat meletakkan nama panitia atau institusi yang bertanggung jawab mengadakan meeting minutes, lokasi dan waktu.

2. Peserta

Masukkan nama-nama orang yang telah menghadiri, yang gagal hadir, dan yang perlu salinan meeting minutes.

3. Persetujuan Menit

Di bagian ini, tunjukkan jika meeting minutes sebelumnya disetujui. Bagikan info jika ada masalah dari meeting minute sebelumnya yang diselesaikan.

4. Item Tindakan

Jika ada masalah yang belum selesai pada meeting minutes terdahulu, maka tindakan dan tanggung jawab baru harus dibicarakan pada meeting minute sekarang. Anda harus memasukkan laporan terperinci tentang topik yang telah dibahas selama pertemuan sebelumnya dan jika ada keputusan yang diambil. Sertakan nama-nama orang lain, pihak ketiga, atau organisasi lain jika ada kebutuhan untuk memperjelas item tertentu di bagian ini.

5. Pengumuman

Di bagian ini adalah tempat menyatakan tidak dapat menghadiri meeting minutes saat ini dan agenda untuk pertemuan berikutnya.

6. Lokasi Rapat

Di bagian ini adalah tempat menunjukkan lokasi pertemuan berikutnya

7. Paraf  / Tanda Tangan

Bagi siapa pun yang diberi tugas untuk membuat meeting minutes, orang tersebut akan diminta untuk memasukkan nama lengkapnya serta tanda tangan ke dalam dokumen. Setiap meeting minutes tertentu di mana Anda akan diminta untuk memasukkan nama dan tanda tangan orang lain agar disetujui. Pastikan Anda tahu siapa mereka sehingga Anda dapat langsung mengumpulkan mereka.

8 Template Meeting Minute PDF

01 – Project Meeting Minutes Template

02 – Simple Meeting Minutes Template

03 – Professional Meeting Minutes Template

04 – Board Meeting Minutes Template

05 – Safety Meeting Minutes Template

06 – Committee Meeting Minutes Template

07 – Construction Meeting Minutes Template

08 – Church Meeting Minutes Template

Cara Membuat Meeting Minutes dalam PDF

Sekarang setelah Anda tahu tentang elemen-elemen dasar dari sebuah meeting minutes, hal berikutnya yang perlu dipelajari adalah langkah-langkah yang akan membantu Anda membuatnya.

Satu-satunya cara untuk menjamin bahwa dokumen tersebut dapat memenuhi tujuannya adalah jika ia memiliki semua informasi yang dibutuhkannya.

Adalah tanggung jawab Anda untuk memastikan bahwa Anda meletakkan semua konten yang diperlukan untuk memberi tahu pembaca tentang semua detail yang mengelilingi pertemuan tertentu.

Maka berikut adalah langkah-langkah dengan 2 cara yang akan membantu Anda menghasilkan meeting minutes yang tepat:

I. Memanfaatkan Aplikasi PDF

Jika Anda akan membuat notulen meeting minutes untuk rapat apapun dalam bentuk PDF, maka Anda harus menggunakan program PDF.

Ketahuilah bahwa kebanyakan orang sering menggunakan format PDF jika mereka ingin lebih kreatif dengan cepat.

Membuat notulen meeting minutes dalam format PDF biasanya berarti ada lebih banyak penekanan pada penampilan dan desainnya. Jadi jika itu yang Anda tuju, maka ikuti formatnya.

Perhatikan bahwa ada banyak jenis program PDF yang dapat Anda unduh dan instal secara gratis.

Aplikasi PDF yang ingin Anda gunakan akan didasarkan pada preferensi pribadi Anda karena hampir semuanya dapat membantu Anda membuat meeting minutes.

II Membuat Meeting Minutes Anda

Apakah Anda mulai membuatnya dari awal atau memanfaatkan template, pastikan bahwa Meeting Minutes Anda berisi semua informasi yang dibutuhkan.

Berikut ini adalah hal-hal yang harus Anda lakukan:

1. Perhatikan baik-baik semua detail

Jika Anda ingin memastikan bahwa notulen Meeting Minutes yang Anda buat berisi semua informasi yang dibutuhkan, maka Anda harus memperhatikan semua detail rapat sehingga Anda dapat menuliskannya ke dalam dokumen.

Ingatlah untuk menunjukkan hal-hal seperti jumlah orang yang telah hadir, apa yang sedang dibahas, masalah apa yang diselesaikan, dll.

2. Jangan lupa tunjukkan siapa Anda

Mereka yang bertanggung jawab untuk mengumpulkan dan melalui berita acara akan ingin tahu nama orang yang bertanggung jawab atas penciptaannya.

Jadi yang harus Anda lakukan di sini adalah memberikan nama lengkap serta tanda tangan untuk menunjukkan bahwa Andalah yang bertanggung jawab.

Juga, jangan lupa untuk menyertakan nama dan tanda tangan dari orang-orang yang diperlukan agar Meeting Minutes disetujui.

Kiat untuk Membuat Meeting Minutes

1. Periksa untuk melihat apakah semua informasi ada di sana

Pastikan bahwa Anda tidak lupa menyertakan semua detail pertemuan yang telah Anda hadiri. Pastikan dengan pemeriksaan yang menyeluruh.

Jangan sampai Anda mengirimkan Meeting Minutes yang kurang informasi atau tampail buruk, apalgi mengandung kesalahan.

Pokoknya lakukan pemeriksaan ulang untuk memastikan bahwa Anda tidak melewatkan sesuatu yang penting. Jika diketemukan kesalahan, maka Anda dapat membuat perubahan yang sesuai.

2. Buatlah dengan format yang baik

Pastikan bahwa semua yang Anda masukkan ke dalam notulen rapat dapat dibaca dan dimengerti. Karena itu gunakan format yang baik, misalnya pemilihan font dan ukurannya, dan cara penyajian informasi dalam Meeting Minutes .

Jika Anda mengalami masalah, maka Anda dapat memeriksa banyak sampel Meeting Minutes yang dapat Anda temukan di mana saja di internet sebagai sebagai referensi.

Jenis-jenis Meeting Minutes

Anda mempelajari langkah-langkah menghasilkan Meeting Minutes yang tepat. Berikutnya Anda perlu mempelajari jenis-jenis Meeting Minutes.

Karena ada banyak jenis Meeting Minutes yang berbeda yang bisa diadakan, wajar saja kalau ada berbagai jenis rapat juga.

Pastikan jenis rapat yang akan dilakukan, untuk menentukan jenis Meeting Minutes yang akan Anda desain. Jadi mengetahuinya, berikut adalah beberapa contoh:

• Meeting Minutes Proyek
• Meeting Minutes Konstruksi
• Meeting Minutes Komite
• Meeting Minutes Dewan
• Meeting Minutes Gereja
• Meeting Minutes Keselamatan
• Meeting Minutes Sekolah

Jika Anda ingin mempelajari cara membuat notulen Meeting Minutes jenis lain, maka pelajari jenis dokumen lain, Anda hanya perlu tetap mengunjungi situs kami sampai Anda bisa mendapatkan semua informasi yang Anda butuhkan.

FAQ seputar Meeting Minutes

• Adakah metode yang efisien untuk mencatat segala sesuatu yang terjadi dalam sebuah meeting?

Tentu ada. Salah satu yang paling mudah mencatat semua yang terjadi dalam rapat adalah jika Anda meminta seseorang untuk membantu Anda. Pastikan bahwa orang yang Anda minta bantuan adalah seseorang yang dapat Anda andalkan. Selain itu, Anda dapat mengkategorikan informasi yang telah Anda daftarkan untuk mempermudah Anda.

• Apakah Ada Cara Mudah Membuatnya?

Jika Anda terburu-buru, maka cara tercepat untuk membuat menit rapat adalah melalui template. Silahkan buka template yang Anda download dengan program atau aplikasi yang sesuai kemudian membuat perubahan yang diperlukan. Jika suka, Anda dapat menggunakan templat yang tersedia di artikel ini.

Proses membuat notulen rapat mungkin terlihat sederhana, tetapi pastikan Anda dapat melakukannya dengan baik. Selama Anda menggunakan semua informasi yang disajikan dalam artikel ini, maka Anda tidak perlu khawatir tentang kualitas segala jenis meeting minutes rapat yang akhirnya Anda buat.

Sumber: https://www.template.net/business/meeting-minutes/meeting-minute-templates-in-pdf/